موضوع: هفت اصل برای هدایت فرآیند برنامه ریزی

شاید تا به حال این عبارت را شنیده باشید که «رُم را یک روزه نساخته اند». البته شهر رِم به طور تصادفی نیز ایجاد نشده است. عجایت معماری نظیر کولوسئوم، معبد پانتئون و کلیسای سنت پیتر هیچ یک زاده تصادف و اتفاق نبوده اند. چنین بناهایی تنها پس از صرف ساعت های طولانی توسط معماران به منظور ایجاد نقشه زیربنایی این ساختمان ها و چهارچوب های ساختاری آنها ایجاد شده اند.
یک نقشه کلی، همچون طرح کلی برنامۀ ساخت یک بنا. حتی اگر تنها معرف یک گام کوچک در فرآیند برنامه ریزی باشد بازهم یک سند بسیار با اهمیت است. برنامه ریزان پیش آنکه بتوان یک ساختمان را ساخت، باید همچنین در مورد هزینه ها و مخارج ساخت برنامه ریزی نمایند و نوع مواد خامی که باید در ساختمان بکار برده شود را در نظر گیرند و چگونگی جذب نیروی کار را تعیین نمایند. نقطۀ آغازین یک برنامه ساخت خوب طرح یک نقشه کلی کار می باشد، با این وجود این برنامه تنها محدود به طرح نقشه کلی کار نمی شود و بسیار فراتر از آن می رود.
بدون داشتن یک برنامه مدون امکان دستیابی به هر چیز با اهیمتی دشوار خواهد بود. با این حال، پیاده سازی یک برنامه بر روی کاغذ نیز کافی نمی باشد. فارغ از اینکه یک برنامه تا چه میزانی ممکن است جامع، منسجم، و یا نوآورانه باشد باید گفت تا زمانیکه عناصر دیگری به این فرآیند برنامه ریزی وارد نشوند امکان انجام این برنامه وجود ندارد. هفت اصل که برای یک برنامه ریزی موفق دارای اهمیت اساسی می باشند به شرح زیر است.

• اصل اشتیاق

هنگامیکه فاقد شور و نشاط لازم می باشیم، در طرح برنامه تعلل می نماییم و یا در تلاش برای اجرای آن دچار فرسودگی و دلزدگی می شویم. با داشتن اشتیاق، در هنگام مواجه شدن با امر برنامه ریزی با شور و هیجان و تعجیل عمل می نماییم. اشتیاق سبب تزریق انرژی به فرآیند برنامه ریزی می شود.
اشتیاق همچنین سبب ایجاد تمرکز در فرآیند برنامه ریزی می شود. چنانچه تیم رِدموند بیان می کند، «چیزهایی بسیاری است که نگاه مرا به خود جلب می کند، اما چیزهای بسیار کمی است که بتواند قلب مرا تسخیر کند. این ها همان چیزهایی است که به دنبال کردشان می اندیشم». اشتیاق آنچنان سبب ایجاد نگاه دقیق و باریک بینانه در ما می شود که برنامه تمامی توجه ما را به خود معطوف می سازد و تمامی عوامل مخل را به حاشیه می راند.

• اصل خلاقیت

میزان تخطی ما از اصل خلاقیت بیش از اصول دیگر برنامه ریزی می باشد. با حرکت به سوی امور معین، قطعی، و مبرهن خلاقیت را خود می کشیم. همواره آن چیزی را می پذیریم که پرداختن به آن برای ذهنمان آسان تر است و از درگیر ساختن خود در تنگناها و امور بغرنج می پرهیزیم.
متقاعد شده ام که مشغولیت رهبران بیش از آن است که فرصتی برای تفکر و ارائه ایده ها داشته باشند. حتی رهبران اندکی که بطور خلاقانه می اندیشند نیز اغلب به مسئله ترغیب اطرافیان خود به تفکر خلاقانه بی توجه هستند. در نتیجه، بخش اعظم تیم ها برای طرح افکار خلاقانه تنها متکی به یک نفر از اعضای خود می باشند و از کمبود ایده های خوب به شدت رنج می برند.

• اصل تاثیرگذاری

در هنگامی که برنامه های خود را آماده می کند از خود بپرسید، «آیا توانایی تاثیر گذاری بر منابعی را دارم که برای به سرانجام رساندن برنامه ریزی و هدف ام به آن احتیاج دارم؟». برای انجام و تکمیل برنامه خود احتیاج به تاثیرگذاری بر روی افراد، منابع و امور مالی، و برنامه زمان بندی خود را دارید.
حمایت افراد، به ویژه دیگر تاثیرگذاران، می تواند عامل موفقیت و یا شکست برنامه شما باشد. الویت خود را برقراری ارتباط با افراد قرار دهید. علی الخصوص، با دانستن آنچه که برای آنها حائز اهمیت است کلید راه یابی به زندگی آنها را بیابید. چنانچه به طور پیوسته و منطقی بر ارزش تاثیرگذاران پیرامون خود بیافزاید، شانس بیشتری برای بهره مندی از کمک های آنها در موقع نیاز دارید.

• اصل (تعیین) الویت ها

از دیدن افرادی که پیش از صرف زمانی برای تعیین الویت های زندگیشان اقدام به برنامه ریزی مشاغل خود می کنند شگفت زده می شوم. حق ندارید، و دلیلی نیز وجود ندارد، تا زمانیکه نفهمیده اید برای چه زندگی زندگی می کنید و در آرزو و طلب چه می باشید اقدام به برنامه ریزی برای زندگی خود کنید. مهم است که برای قرار گرفتن در مسیر درست زندگی خود، و نه صرفا یک راه میانبر، قصد و نیت خود را بیابید.
امحائی که نتیجۀ تمرکز می باشد کلید رسیدن به زندگی ای می باشد که در آن الویت ها تعیین شده اند. چنانچه پیتر دراکر دریافته است، «تمزکر کلید رسیدن به نتایج سود آوراست. امروزه هیچ یک از اصول اثر بخشی و سودمندی همانند اصل شاخص و بنیادین تمرکز بطور پیوسته نقض نمی شوند. به نظر می رسد شعار ما این شده است که، بیایید ذره ای از هر کاری را انجام دهیم». پیش از آنکه بتوانیم در کاری به درجه عالی و ممتازی برسیم باید پرداختن تفننی به هر موضوعی را پایان دهیم.

• اصل سازگاری (انعطاف پذیری)

در رهبری باید آمادگی ذهنی پذیریش این مسئله را دشته باشید که همه چیز همواره مطابق برنامۀ شما پیش نمی رود. بدین ترتیب، هنگامیکه یک برنامه بطور غیر منتظره ای مطرح می شود، آمادگی یافتن فرصت های جدید را در آن دارید. برخی از بهترین چیزهایی را که در زندگی کسب کرده ام امور شگفت انگیز و غافل گیر کننده ای بوده اند که هیچ گاه نمی توانستم از قبل برای آنها برنامه ریزی کنم.
هنگامی که برنامه ها طبق برنامه ریزی پیش نمی روند، دست روی دست نگذارید. فعالیت موجب می شود که بتواند تحرکی را ایجاد نمایید. در هنگامیکه اوضاع شما را از جریان و مسیر اصلی حرکتان دور می سازد با توسل به قدرت تدبیر و چاره اندیشی خود به طرح برنامه های بداه اقدام نمایید.

• اصل زمانبندی

یادگیری یکی از نکات مربوط به اصل زمانبندی پیک تو پیک[1] را مدیون رابرت شولر می باشم. بیشتر مواقع، تصمیمات ما به جای آنکه بر مبنای واقعیت باشد تحت تاثیر محیط عاطفی است که در آن قرار گرفته ایم. هنگامیکه در چاله های زندگی می افتیم قادر نیستم دید روشنی از امور داشته باشیم. زاویه دید ما در چنین مواقعی محدود می شود و مشکلات تمام آن چیزی است که در اطراف خود می بینیم. تصمیماتی که در این چاله های می گیریم نه به خاطر بهبود اوضاع خود بلکه به منظور قرار از مشکلات است.
هرگز زمانیکه که در این چاله ها هستید تصمیم مهم و تعیین کننده ای نگیرید. منتظر بمانید تا به قله ای (پیک) برسید، جائیکه بتوانید دید روشن تر و وسیع تر از امور داشته باشید. با کنار گذارشتن امر تصمیم گیری در هنگامیکه در قله ها هستید، می توانید از تصمیمات عجولانه که اسباب پشیمانی شما را در آینده فراهم می آورد اجتناب کنید.

• اصل کاری گروهی

بالطبع برنامه ای که ارزش صرف وقت، انرژی، و هزینه را داشته باشد باید بزرگتر از توانایی های شما باشد. شما به تنهایی قادر به سر انجام رساندن چنین برنامه ای نمی باشید. هر یک از ما د ارای نقاط ضعف، کوته بینی ها، و کاستی هایی می باشیم. تا هنگامیکه برای جبران این نواقص و کمک به خود به کارگروهی روی نیاوریمف تمامی برنامه های ما در مقابل محدودیت هایی که داریم به شکست منجر می شود.
نوشته ای در دفتر مربی بیل پارسل وجود دارد که به وضوع بیانگر فلسفه اوست، «بازی را افراد می کنند و قهرمانی ها را تیم می برد». آنچه که به تنهایی قادر به انجام آن می باشیم قابل مقایسه با توانایی بالقوه ای نیست که در هنگام کار گروهی به دست می آوریم.
[1]Peak-to-peak

هفت اصل برای هدایت فرآیند برنامه ریزی - مجله فرد