قانون ۱۰-۲۰-۳۰-۴۰ مدیریت زمان
همه توصیه‌های مربوط به مدیریت زمان، در این مورد است که باید زمان بیش‌تری را صرف مهم‌ترین کارهایتان کنید و برای کارهای کم‌اهمیت زمان کمتری در نظر بگیرید. برای برخی کارها اولویت مشخص کردن دشوار است. قانون۱۰-۲۰-۳۰-۴۰ مدیریت زمان، به شما چارچوبی برای تخصیص زمان به کارها ارائه می‌دهد.
قانون ۱۰-۲۰-۳۰-۴۰ بیان می‌کند که:
۴۰% زمانتان را صرف کاری کنید که برای شما بیشترین اولویت را دارد. ۳۰% را صرف اولویت دوم، ۲۰% اولویت سوم و ۱۰% زمان باقیمانده را به‌صورت ترکیبی صرف بقیه کارهایتان کنید.
ماهیت این قانون به این صورت است که بیان می‌کند ۱) روی سه اولویت اصلی خود تمرکز کنید. ۲) این سه اولویت را نیز اولویت‌بندی کنید. ۳) زمان کمی را برای کارهای دیگر در نظر بگیرید.
۱- روی سه اولویت اصلی خود تمرکز کنید
سال‌ها پیش از من خواسته شد تیمی ۵ نفره را مدیریت کنم. هفته اول از هرکدام خواستم که ۳ اولویت اصلی خود را برای این هفته مشخص کنند. هرکدام از آن‌ها با ۱۰-۱۲ اولویت برگشتند. من به هرکدام از این افراد کمک کردم ۳ اولویت اصلی خود را مشخص کنند. هفته بعد از آن‌ها پرسیدم چگونه کارها را انجام داده‌اند. هرکدامشان فقط یک یا ۲ کار از سه اولویت اصلی خود را انجام داده بودند و هیچ‌کدام سه اولویت کاری خود را به‌طور کامل انجام نداده بودند. وقتی دلیل را پرسیدم در مورد کارهای دیگری از لیست خود که انجام داده بودند صحبت می‌کردند. من علاقه‌مند به شنیدن این توضیحات نبودم و فقط می‌خواستم در مورد چگونگی انجام آن ۳ اولویت صحبت کنند. بعد از گذشتن چند هفته یاد گرفتند که فقط ۳ اولویت را برای هر هفته مشخص کنند و فقط در مورد آن ۳ کار صحبت کنند. نتیجه جالب بود، اگر قبلاً ۵۰ کار توسط ۵ نفر شروع ولی تعداد معدودی از آن‌ها تکمیل می‌شد، اما حالا ۱۵ کار با اولویت بالا در هر هفته به‌طور کامل صورت می‌گیرد. نکته داستان این است که تمرکز کردن، منجر به دستیابی به نتیجه می‌شود.
۲- این سه اولویت اصلی را نیز اولویت‌بندی کنید
قانون ۱۰-۲۰-۳۰-۴۰، بیان می‌کند که شما باید زمانی که صرف اولویت اول می‌کنید ۲ برابر بیشتر از زمانی باشد که صرف اولویت سومتان می‌کنید؛ به‌عبارت‌دیگر، اولویت اول شما باید به‌گونه‌ای باشد که بیشترین تأثیر را نسبت به بقیه کارها برای شما داشته باشد. به دلیل همین اهمیت، برای کارهای با اولویت خود زمان اختصاص دهید و آن را، از برنامه روی کاغذ به کاری عملی تبدیل کنید.
۳- زمان کمی را برای کارهای دیگر در نظر بگیرید
اگر شما ۹۰ درصد زمان خود را صرف سه اولویت اصلی خود کنید، می‌توانید ۱۰ درصد باقیمانده را صرف هر کار دیگری کنید. برای این ۱۰ درصد دو بخش وجود دارد:
اول اینکه آن ۱۰ درصد است. مطمئن باشید که نمی‌توانید ۱۰۰% زمان خود را صرف اولویت‌های اصلی خود کنید. گاهی اوقات کارهای بعضی افراد هستند که اولویت پایینی دارند (مثل برخی دستورات رییستان، هیئت‌مدیره و یا درخواست مشتریان کلیدی) که فکر می‌کنند شما باید به آنچه برای آن‌ها مهم است توجه کنید ولی برای شما از اولویت پایینی برخوردار است. امیدوارم چیزی که برای آن‌ها مهم است جزء لیست اولویت‌های اصلی شما نیز باشد؛ اما اگر آن چیزی که می‌خواهند واقعاً مهم باشد، مجبورید بخشی از وقت خود را صرف انجام آن کنید.
دوم اینکه آن فقط ۱۰ درصد است. در موردش فکر کنید. اگر شما ۱۰ ساعت در روز کارکنید، طبق این قانون تنها ۱ ساعت از آن، اختصاص به کارهای بااهمیت پایین دارد. پس فقط به‌اندازه یک ساعت برای آن کارها زمان صرف کنید و مطمئن باشید همان اندازه زمان برای انجام آن کارها کافی است.
www.forbes.com
قانون ۱۰-۲۰-۳۰-۴۰ مدیریت زمان - ictstartups.ir
