-
اشتباهات رایج ارائه
بسیاری از ما تجربه ارائه‌های کسل‌کننده، بی‌ربط یا گیج‌کننده از دیگران را داریم. به آخرین ارائه‌ای که واقعاً عالی، آموزنده و الهام‌بخش بوده‌اند فکر کنید. آیا دوست دارید که شبیه آن ارائه دهید؟
این مقاله ۱۰ مورد از رایج‌ترین اشتباهات سخنرانان هنگام ارائه را بیان می‌کند. با اجتناب از این اشتباهات، می‌توانید ارائه‌ای عالی داشته باشید.
اشتباه اول: آماده‌سازی ارائه کافی نباشد.
استیو جابز یک سخنران الهام‌بخش معروف است. ممکن است سخنرانی‌های او بدون زحمت و تلاش به نظر برسد، اما در واقعیت، هرکدام از آن‌ها ممکن است روزها یا هفته‌ها برای آماده‌سازی زمان برده باشد. دقت در آماده‌سازی ارائه امری ضروری است. میزان زمان لازم برای آماده‌سازی به موقعیت شما بستگی دارد، اما سعی کنید ارائه‌ی اولیه را هرچه زودتر آماده کنید و به خاطر داشته باشید که هرگز نمی‌توانید در ابتدا کامل و بی‌نقص باشید.
آماده‌سازی مناسب قبل از ارائه کمک می‌کند تا احساسات و آشفتگی در ارائه را مدیریت کنید. هنگامی‌که به مطالب ارائه خود تسلط داشته باشید، با احتمال کمتری در هنگام ارائه عصبی شده و تحت تنش قرار می‌گیرید.
اشتباه دوم: با محل برگزاری و تجهیزات آشنا نباشید.
تصور کنید ارائه شما در ساعتی مشخص برگزار می‌شود. به محل برگزاری می‌رسید و از اینکه پروژکتور با لپ‌تاپ شما کار نمی‌کند، به وحشت می‌افتید. اسلایدهایی که ساعت‌ها صرف آماده کردنشان کرده‌اید، بی‌فایده می‌شوند و این یک فاجعه است!
برای اجتناب از این موقعیت‌ها، می‌توانید حداقل یک‌بار به محل برگزاری ارائه خود رفته و با تجهیزات موجود آشنا شوید. انواعی از مشکلاتی که می‌تواند ارائه شما را به خطر اندازد، ممکن است خارج از کنترل‌تان باشد، اما این به معنای ناتوانی شما نیست. سعی کنید با تجزیه‌وتحلیل خطرات احتمالی، مسائل بالقوه را شناسایی کرده و با یک «طرح جایگزین» مناسب، خود را برای آن موقعیت‌ها آماده‌سازید.
اشتباه سوم: مخاطبانتان را نادیده بگیرید.
گاهی اوقات، سخنرانان آن‌قدر در ارائه خود غرق می‌شوند که نیازهای مخاطبان خود را فراموش می‌کنند. با گفتن انتظاراتی که از ارائه‌تان می‌رود، سخنرانی خود را شروع کنید. اجازه دهید آن‌ها بدانند که شما در ابتدا چه مطالبی را پوشش می‌دهید و آیا زمانی در بین صحبت‌هایتان برای استراحت قرار داده‌اید یا خیر؟ و چه زمانی می‌توانند سؤالات خود را بپرسند و مواردی از این قبیل.
فراهم کردن این قبیل «راهنمایی‌ها» به مخاطبان درک مشخصی ازآنچه مورد انتظار است، می‌دهد. به‌طوری‌که آن‌ها می‌توانند احساس آرامش کرده و به ارائه شما با تمرکز بیشتری گوش کنند.
اشتباه چهارم: از محتوای نامناسب استفاده کنید.
هدف اصلی از هر ارائه، به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران است، بنابراین در نظر گرفتن سطح دانش افرادی که قرار است برای آن‌ها ارائه دهید، بسیار مهم است. تحقیقاتی در مورد مخاطبان خود انجام دهید. چرا آن‌ها برای شنیدن ارائه شما حضور دارند؟ در حال حاضر آن‌ها در مورد موضوع ارائه شما چقدر اطلاعات دارند؟ و چه چیزهایی را می‌خواهند از شما بیشتر یاد بگیرند؟
اگر ارائه‌ای پر از اصطلاحات تخصصی داشته باشید، هیچ‌کس مطالب ارائه شما را درک نمی‌کند و درنتیجه ارائه شما برای آن‌ها بدون استفاده خواهد بود. مخاطبان دوست ندارند با آن‌ها به‌صورت دستوری و رئیس گونه رفتار کنید. سعی کنید خودتان را جای مخاطبان قرار داده تا بتوانید نیازها و محرک‌های آن‌ها را درک کنید. همچنین می‌توانید از افراد به خاطر حضورشان در آنجا تشکر کنید و به آن‌ها خوش‌آمد بگویید و با پرسیدن سؤالاتی میزان سطح دانش‌شان را بفهمید. این کار باعث می‌شود که به ارائه‌تان جنبه شخصی بدهید و با هرکدام از مخاطبانتان ارتباطی ایجاد کنید. با این کار به چیزی که می‌گویید توجه بیشتری می‌کنند.
اشتباه پنجم: ارائه بیش‌ازحد طولانی
ارائه مختصر و کوتاه اغلب تأثیر قوی‌تری نسبت به ارائه‌های طولانی دارد. سعی کنید ارائه خود را محدود به چند نکته اصلی کنید. اگر در گفتن نکات خود، زمان بسیار طولانی را صرف کنید، با خطر از دست دادن توجه مخاطبان خود مواجه می‌شوید. دامنه توجه افراد بالغ، ۱۵ الی ۲۰ دقیقه است؛ بنابراین اگر می‌خواهید توجه مخاطبان خود را حفظ کنید، حاشیه نروید و به اصل ماجرا بپردازید.
در طی برنامه‌ریزی برای ارائه، از موضوعاتی که می‌خواهید به آن‌ها بپردازید، یادداشت‌برداری کنید. سپس، هنگامی‌که شروع به پر کردن جزئیات کردید، از خود بپرسید: «آیا مخاطبان واقعاً نیاز به دانستن این جزئیات را دارند یا خیر؟»
اشتباه ششم: استفاده از تصاویر بی‌تأثیر
اسلایدهای ضعیف می‌توانند یک ارائه خوب را از بین ببرند؛ بنابراین صرف زمان برای ایجاد اسلایدها، از چیزی که فکر می‌کنید ارزش بیشتری دارد. همه ما اسلایدهایی با رنگ‌های زننده، انیمیشن‌های غیرضروری یا فونت‌هایی که برای خواندن خیلی کوچک هستند را دیده‌ایم. مؤثرترین تصاویر ارائه، زرق و برق‌دار نیستند بلکه آن‌هایی هستند که مختصر بوده و با موضوع موردنظر سازگار باشند.
هنگام انتخاب رنگ، در مورد جایی که قرار است ارائه دهید، فکر کنید. یک پس‌زمینه تیره با متن سفید یا روشن، بهترین انتخاب برای اتاق‌های تاریک است، درحالی‌که یک پس‌زمینه سفید با متن تیره در اتاقی که نور کافی دارد، راحت‌تر دیده می‌شود.
اشتباه هفتم: متن بیش‌ازحد شلوغ
بهترین قانون کلی برای متن‌های اسلاید ساده نگه‌داشتن آن‌هاست. اطلاعات بیش‌ازحد را درون اسلایدهای خود جا ندهید. بلکه سعی کنید در هر اسلاید بیشتر از ۳ بولت نباشد و برای هر بولت حداکثر سه تا چهار کلمه در نظر بگیرید. این بدان معنا نیست که محتوای ارائه خود را درون تعداد زیادی اسلاید پخش‌کنید. خودتان را به ۱۰ اسلاید و یا کمتر برای ۳۰ دقیقه ارائه محدود کنید. در هر اسلاید به داستان یا نمودار موجود در آن به‌دقت نگاه کنید. از خود بپرسید این‌ها به اسلاید چه چیزی اضافه می‌کنند و اگر اهمیت ندارد آن‌ها را حذف کنید.
اشتباه هشتم: سخن گفتن به‌صورت متناقض
حتی اگر بخش قابل‌توجهی از روزتان را صرف صحبت کردن با دیگران می‌کنید، این کار برای مخاطبان مهارتی است که به‌طور شگفت‌انگیزی دشوار است و باید برای یادگیری آن تمرین کنید. اگر در هنگام ارائه دست‌پاچه و عصبی شوید، توجه مخاطبانتان به مهم‌ترین نکات ارائه‌تان از بین می‌رود.
از تکنیک‌های تمرکز و تنفس عمیق استفاده کنید تا بتوانید به دست‌پاچگی و عجله کردن در ارائه غلبه کنید. اگر هنگام ارائه شروع به گفتن سخنان نامفهوم کردید، یک‌لحظه را برای تمرکز مجدد خود اختصاص دهید.
به‌طور عمیق نفس بکشید و کلمات را به‌وضوح تلفظ کنید تا به‌این‌ترتیب بتوانید آهسته‌تر صحبت کرده و بر ارائه خود مسلط شوید.
اشتباه نهم: نداشتن پویایی و تحرک هنگام ارائه
از اشتباهات رایج دیگر این است که هنگام ارائه برای مدت‌زمانی در یک جا متوقف شوید و تحرک نداشته باشید. بعضی ارائه‌کنندگان پشت تریبون احساس راحت‌تری دارند. سعی کنید از سخنرانان بزرگی همچون استیو جابز الگوبرداری کنید که به‌طور هدفمند در طی ارائه خود مدام در حالا حرکت روی سن هستند.
این افراد همان‌طور که روی سن در حال حرکت هستند از حرکات، اشارات و زبان بدن برای برقراری ارتباط با مخاطبان و نشان دادن هیجان و اشتیاق خود در مورد موضوع ارائه استفاده می‌کنند.
به حرکات دست خود توجه کنید؛ زیرا برای نشان دادن احساسات، اهمیت زیادی دارند. این نکته را فراموش نکنید که تنها زمانی از این حرکات استفاده کنید که حالت طبیعی داشته باشند. از تظاهر و انجام این حرکات به‌صورت مصنوعی بپرهیزید زیرا منجر به تمسخر مخاطبانتان می‌شود.
اشتباه دهم: اجتناب از برقراری تماس چشمی
آیا تابه‌حال در سخنرانی فردی شرکت کرده‌اید که در آن سخنران تمام‌وقت خود را صرف نگاه کردن به یادداشت‌های خود، صفحه‌نمایش، کف زمین یا حتی به سقف کرده است؟ این کار چه احساسی در شما ایجاد کرده بود؟
در جلسات سخنرانی یا ارائه، خیره نگاه کردن به یک شخص می‌تواند یک ارتباط شخصی ایجاد کند. حتی یک نگاه سریع نیز مخاطبان را می‌تواند درگیر و متمرکز بر صحبت‌هایتان نگه دارد. اگر تعداد مخاطبان کم است، سعی کنید حداقل یک‌بار به چشم هر فرد نگاه کنید و با وی تماس چشمی برقرار کنید.
اگر تعداد مخاطبان برای این کار بیش‌ازحد زیاد است، سعی کنید به پیشانی افراد نگاه کنید. ممکن است افراد این کار را به‌عنوان تماس چشمی تفسیر نکنند، اما کسانی که در اطراف آن‌ها نشسته‌اند برداشت‌شان همان تماس چشمی است.
نکات کلیدی مقاله:
- تمرین و تلاش زیادی برای ارائه‌ای عالی و قوی نیاز دارید؛ اما اگر نحوه‌ی اجتناب از این مشکلات و اشتباهات را بدانید، ارائه شما عالی خواهد شد.
- اشتباهات متداول ارائه عبارت‌اند از: آماده‌سازی ناکافی ارائه، محتوای نامناسب ارائه و صحبت کردن ضعیف است.
- صرف زمان برای برنامه‌ریزی دقیق همیشه مفید است. محل برگزاری ارائه خود را از قبل بررسی کنید و با تجهیزات آشنا شوید تا از مشکلات احتمالی هنگام ارائه پیشگیری کنید.
- مطالب خود را واضح و مختصر انتخاب کنید و از تصاویر و نمودارهای بصری برای مطابقت با مطالب استفاده کنید. مطمئن شوید که ارائه شما با سطح مناسبی برای درک مخاطبان صورت می‌گیرد و به‌گونه‌ای نباشد که حالت رئیس گونه باشد یا در مخاطب سردرگمی ایجاد کند.
- به یاد داشته باشید، سخنرانی عمومی یک عملکرد است. تلاش کنید تا به‌وضوح و با سرعتی آهسته‌تر از صحبت کردن معمولی‌تان صحبت کنید تا بتوانید از شتاب‌زدگی در ارائه مطالب جلوگیری کنید. از تماس چشمی، زبان بدن و حرکاتی که مکمل پیام شما هستند، استفاده کنید تا بتوانید توجه و درگیری ذهنی مخاطبان را حفظ کنید.
- در سخنرانی یا ارائه‌های بعدی خود سعی کنید از اشتباهات بیان‌شده در این مقاله اجتناب کنید تا بفهمید که شما هم می‌توانید با اعتمادبه‌نفس و آرامش در جمع افراد سخنرانی کنید.
www.mindtools.com
ده اشتباه رایج ارائه - ictstartups.ir
