انجام مصاحبه‌ای بی‌نقص به کمک مصاحبه ساختاریافته
https://startupforum.ir/images/cdn/2018/04/677.jpg
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ خواهیم داد:
- آیا هنگام مصاحبه متقاضیان باید فقط بر عقاید شخصی تکیه کنم؟
- مصاحبه ساختاریافته (Structured Interviewing) چیست؟
- چگونه مصاحبه ساختار یافته انجام دهم؟
تصور کنید کسب و کار کوچکی وجود دارد که محیطی گرم و صمیمی برای کارمندان خود ایجاد کرده است. آنها می خواهند کارمند جدیدی استخدام کنند و مسئول نیروی انسانی شرکت – آقای کرمی – می خواهد روند مصاحبه هم مثل محیط شرکت گرم و خودمانی باشد. او تصمیم می گیرد از مصاحبه های ساختارنیافته (به مصاحبه هایی که از فرد متقاضی سؤالات از پیش تعیین شده پرسیده نشده و متقاضی در مورد خود حرف زده و مصاحبه کننده یادداشت برداری می کند، ساختار نیافته می گویند) استفاده کرده و ببیند که آیا می تواند با متقاضیان ارتباط برقرار کند یا نه؟ او تصمیم می گیرد تا با 2 نفر در 2 روز متفاوت مصاحبه کند.
در روز مصاحبه اول آقای کرمی خیلی سرحال است؛ چون شب را زود خوابیده بود و در مسیر رسیدن به محل کار ترافیک وجود نداشت. او و مصاحبه شونده خیلی با هم گرم می گیرند و در مورد زندگی شخصی و دانشگاه یکسانی که با هم می رفتند یک ساعت خاطره تعریف می کنند. اما برای مصاحبه دوم او شب قبل فقط 3 ساعت می خوابد و اتومبیلش هم در مسیر رسیدن به محل کار خراب می شود! در حین مصاحبه آقای کرمی کارجوی بیچاره را با انواع و اقسام سؤالات سخت نقره داغ کرده و از نحوه جواب دادن او متنفر می شود. طبیعتاً او متقاضی اول را استخدام خواهد کرد. به نظر شما این روش درست است؟
آیا آقای کرمی قضاوت عادلانه ای انجام داد؟
- بله. چون او در هر دو مصاحبه رفتار یکسانی داشت.
- خیر. آقای کرمی با متقاضی اول خیلی گرم گرفت اما متقاضی دوم را با انواع و اقسام سؤالات تهاجمی بمباران کرد.
- زیاد نه، ولی اهمیتی ندارد.
چه عاملی بر نحوه قضاوت کردن آقای کرمی حین مصاحبه تأثیر منفی گذاشت؟
- سرحال بودن یا نبودن آقای کرمی
- او در آن روز سرحال نبود، اما تقصیر متقاضی بود.
- آقای کرمی قضاوت ناعادلانه ای انجام نداد و همه چیز عادی بود.
آیا متوجه شدن این موضوع که متقاضی اول به همان دانشگاهی که آقای کرمی می رفته باید در استخدام تأثیر می گذاشت؟
- بله. چون هر دوی آنها از یک دانشگاه فارغ التحصیل شده بوند آقای کرمی به این فرد اعتماد بیشتری کرد.
- خیر. چون او می خواست با این کار پارتی بازی کند.
- خیر. انجام چنین کاری سبب می شود تا روند استخدام عادلانه نباشد.
آقای کرمی مصاحبه هایی ناعادلانه انجام داد. بدون ایجاد لیست سؤال و پیروی کردن از یک روند استاندارد برای قضاوت در مورد متقاضیان، او قضاوت هایی شخصی انجام داد نه حرفه ای. این کار سبب شد تا او فرد نامناسب را استخدام کرده و برای کسب و کار خود مشکل ایجاد کند.
مصاحبه ساختاریافته چیست؟
ممکن است وسوسه شوید و بخواهید حین مصاحبه های کاری علایق و سلیقه های شخصی خودتان را هم وارد کار کنید، برای جلوگیری از این کار بهتر است برای استخدام از مصاحبه های ساختاریافته استفاده کنید. به مصاحبه هایی که در آنها از متدهای علمی برای ارزیابی برابر همه متقاضیان استفاده شده و همه آنها بر اساس استانداردها و ضوابط از پیش تعیین شده قضاوت می شوند مصاحبه ساختاریافته می گویند. به کمک این روش سلایق و علایق شخصی وارد کار نشده و مصاحبه عادلانه تر انجام می شود.
طبق تحقیقات انجام گرفته انسانها در اولین برخورد با افراد جدید، بر اساس ناخود آگاه و اعتقادات شخصی قضاوت هایی ناعادلانه می کنند. مثلاً فرض کنید آقای کرمی با فردی مصاحبه کند که قبلاً در شرکت رقیب کار می کرده است که او خیلی از آن بدش می آمده است، همین موضوع سبب می شود تا آقای کرمی به طور ناخودآگاه به فرد مشکوک شود و هنگام مصاحبه به جای آنکه بر روی مهارت ها و قابلیت های فردی تمرکز کند، سعی می کند تا بر اساس احساسات شخصی او را به نوعی محکوم کند. به کمک مصاحبه های ساختاریافته قضاوت های این چنینی را تا حد زیادی از بین می بریم.
مزیت دیگر مصاحبه های ساختاریافته این است که در نهایت منجر به استخدام متقاضیان مستحق و خوشحالی بیشتر آنان می شوند. تحقیقات نشان می دهند به کمک مصاحبه های ساختار یافته می توان نتایج بهتری در استخدام گرفت. کارجویان نیز هنگام مصاحبه بیشتر حس راحتی کرده و آن را عادلانه تر می دانند حتی اگر آن شغل را به دست نیاورند. تحقیقات نشان می دهند 35 درصد از افرادی که در مصاحبه ساختاریافته رد شده بودند خوشحال تر از افرادی بودند که به طور معمولی مصاحبه شده بودند.
به طور خلاصه مصاحبه ساختاریافته یعنی: هر کسی که قرار است کار مصاحبه را انجام دهد باید از دستورالعمل های یکسان پیروی کرده، از همه کارجویان سؤالات یکسان بپرسد و به همه آنها به شیوه ای یکسان امتیازدهی کند.
در ادامه نکاتی که برای انجام یک مصاحبه ساختاریافته خوب نیاز داریم را به شما توضیح می دهیم.
چگونه مصاحبه ساختار یافته انجام دهیم؟
می توانید قبل از شروع گفتگوی اصلی مصاحبه ساختاریافته را انجام دهید؛ قبل از هر چیز به دقت رزومه فرد متقاضی را بررسی کنید تا بفهمید قرار است چه سؤالاتی را بپرسید. بعد از آنکه به متقاضی خوش آمد گفتید و خود را معرفی کردید، از او بپرسید که آیا نیاز به نوشیدنی، خوراکی یا استفاده از سرویس بهداشتی را دارد یا نه؟ با این کار مطمئن می شوید که متقاضی برای مصاحبه آمادگی داشته و استرس او را کم می کنیم.
انتظارات خود را از گفتگو مشخص کرده و بگذارید متقاضی بفهمد که قرار است چه سؤالاتی از او پرسیده شود. مثلاً به او بگوئید هر سؤالی که داشت را می تواند در انتهای مصاحبه بپرسد. اگر قرار است هنگام مصاحبه صحبت های کارجو را یادداشت کرده یا آنها را تایپ کنید به او بگوئید که حین انجام این کار حواستان پرت نشده و به صحبت های او توجه می کنید.
مشخص کردن سؤالاتی که قرار است بپرسید بخش بسیار مهمی از مصاحبه ساختاریافته است. هر سؤال باید فکر شده باشد تا اطلاعات سودمندی را از متقاضی استخراج کند، بنابراین از پرسیدن سؤالات تصادفی یا تست هوش خودداری کنید! برای درست کردن سؤالات مصاحبه، لیست مهارت هایی را که می خواهید متقاضی داشته باشد روی کاغذ بنویسید. می توانید از یک فرد متخصص مشورت گرفته و از آنها در مورد مهارت هایی که برای این شغل خیلی مهم هستند سؤال کنید. بارها توضیحات آگهی استخدام را مطالعه کرده و بیانیه های مأموریت و شخصیت کمپانی خود را مرور کنید.
برای مثال می توانید سؤالاتی بنویسید که به شما کمک می کنند تا بفهمید که آیا متقاضی اهل کار تیمی هست یا نه؟ انگیزه دارد، می تواند رهبری کند، اهل ریسک کردن یا آزمون و خطا هست یا نه؟ می تواند از پس شکست ها بر بیاید؟ و سؤالاتی از این دست.
فراموش نکنید قرار نیست به دنبال جواب های درست برای هر سؤال باشید، بلکه قرار است به کمک سؤالات خود فرآیند فکری (Thought Process) متقاضی را ارزیابی کنید. مثلاً متقاضی چطور می فهمد مشکلی بوجود آمده؟ آن را چطور تشخیص داده و نهایتاً حل می کند؟ برای تشویق کردن متقاضی به حرف زدن، اول یک سؤال شروع کننده بپرسید و بعد از او بخواهید تا وارد جزئیات شود و فرآیند فکری خود را بیان کند.
اگر می خواهید مهارت های حل مشکل یک متقاضی را ارزیابی کنید، سؤال شروع کننده شما می تواند این باشد: “لطفاً در مورد زمانی که مجبور بودید یک مشکل پیچیده را زمان کار یا مدرسه حل کنید توضیح دهید.” فرض کنید جواب متقاضی مربوط به زمانی است که آنها مجبور بوده اند یک رویداد دقیقه نودی برای عرضه جدیدترین محصول خود برگزار کنند.
توضیح دادن متقاضی در مورد چالشی بودن مشکل کافی نیست، باید از او درخواست کنید تا جزئیات بیشتری را بیان کند تا فرآیند فکری او را بفهمید. برای این کار باید سؤالات دیگری بپرسید، مثلا بگوئید: “می توانید توضیح دهید برای حل آن مشکل چه اقداماتی انجام دادید؟” و “آیا قبلاً تجربه برخورد کردن با چنین مشکلی را داشته اید یا خیر؟”. می توانید اول در مورد تجربه متقاضی سؤال کنید: “می شود در مورد آخرین باری که با مشکل برخورد کرده بودید صحبت کنید؟”. با این کار آنها حس راحتی می کنند. بعد سؤالات سخت تر بپرسید: “فرض کنید شما در چنین موقعیتی قرار گرفته اید؛ چه کار می کردید؟”.
منظور از مصاحبه های ساختاریافته این نیست که مصاحبه ها را خشک و بدون انعطاف ترتیب دهید. اگر مصاحبه شونده نتوانست جواب سؤالی را بدهد به آنها کمک کنید یا سؤال دیگری بپرسید. مثلاً می توانید بگوئید: “نظرتان چیست تا در مورد مسأله دیگری صحبت کنیم؟ اگر دوست داشتید می توانیم بعداً در این مورد صحبت کنیم.”
زمان را از دست ندهید و سعی کنید از زمانی که برای مصاحبه در نظر گرفته اید فراتر نروید. همچنین زمانی را در انتهای مصاحبه به متقاضی اختصاص دهید تا سؤالاتش را بپرسد. زمانیکه مصاحبه تمام شد به مصاحبه شونده اطلاع دهید که چطور می تواند روند استخدام را پیگیری کند. علاوه بر این دلایلی که باعث می شوند شما برای این شرکت کار کنید را توضیح داده و در انتهای مصاحبه از متقاضی تشکر کنید.
فراموش نکنید برای ارزیابی کارجو از متدهای ساختاریافته استفاده کنید. باید از تمام قضاوت های ناعادلانه پرهیز کرده تا بتوانید در مورد مهارت های کارجو به درستی قضاوت کنید. از سیستم امتیازدهی روبریک (Rubric) استفاده کنید یا از دستورالعمل های استانداردی که همه مصاحبه کنندگان برای قضاوت در مورد کارجوها استفاده می کنند بهره بگیرید. مثلاً اگر قرار است برای فردی که نویسنده است سیستم امتیازدهی روبریک درست کنید، این مهارت ها را بنویسید: توانایی مسیریابی خلاقانه و دریافت بازخورد، توانایی همکاری با طراحان یا افرادی که با آنها کار می کند و سبک نویسندگی و توانایی به تحریر در آوردن متون زیبا.
بعد از این کار با توجه به مهارت هایی که متقاضی کار دارد به او از عالی تا ضعیف امتیاز بدهید. اگر امکان دارد اجازه دهید متقاضی با بعضی از همکاران آشنا شده و بعداً بر اساس نظرات جمعی او را استخدام کنید. با این کار احتمال قضاوت های نادرست را کاهش داده و از اینکه متقاضی صحیح را برای کسب و کار خود استخدام می کنید اطمینان حاصل می کنید.
چگونه درخواست متقاضیان نامناسب را رد کنیم؟
بعد از آنکه متقاضی مورد نظر را پیدا کردید باید به او خبر داده و همچنین به باقی درخواست دهندگان اطلاع دهید که در مصاحبه رد شده اند. می توانید شخصاً با فرد قبول شده تماس گرفته و به او اطلاع دهید که در مصاحبه استخدامی شرکت قبول شده است. بعد از تماس تلفنی، برای او یک ایمیل رسمی پیشنهاد شغل ارسال کرده و هرگونه جزئیات مهم یا مدارک را پیوست کنید. اطلاع دادن به متقاضیان رد شده سبب ناراحتی آنها خواهد شد؛ اما می توانید این تجربه تلخ را با توضیح دادن روند استخدامی شرکت خود کمی تلطیف کنید.
با در نظر گرفتن موارد لیست زیر می توانید سؤالاتی مفید و کاربردی برای مصاحبه ساختاریافته خود ایجاد کنید:
- صحبت با کارمند شرکت که شغل مشابهی دارد یا با متخصصی که در مورد مهارت های مورد نیاز جایگاه شغلی مورد نظر ما اطلاعات کاملی دارد.
- مرور توضیحات شغل و یادداشت کردن مهارت های مورد نیاز آن برای خود.
- نوشتن سؤال بر اساس هر مهارت.
- خودداری از قضاوت های ناعادلانه و ناخودآگاه.
- شناخت خود و اعضای تیم شرکت برای اطلاع در مورد نحوه قضاوت کردن هر کدام از آنها.
- به کارمندان خود عملکرد مصاحبه ساختار یافته را توضیح دهیم.
- تمرین کردن با کارمندان و انجام مصاحبه های ساختاریافته آزمایشی.
زمانیکه سؤالات مصاحبه را ساختید، در قدم بعد ضوابط استانداردی را که به شما کمک می کنند تا متقاضیان را به صورت عادلانه قضاوت کنید مشخص کنید. برای امتیاز دهی روبریک به متقاضیان می توانید از قالب های امتیازدهی روبریک که در اینترنت موجود هستند استفاده کنید.
انجام مصاحبه‌ای بی‌نقص به کمک مصاحبه ساختاریافته – زرافه
